در اغلب سازمان‌ها و ادارات بزرگ که دارای سلسله‌مراتب سازمانی و بخش‌های مختلف هستند، کارهای اداری و دفتری بسیاری باید انجام شود. علاوه بر این، بسیاری از کسب‌وکارهای کوچک و برخی از افراد حقیقی نیز، مکاتبات، کارهای دفتری و تراکنش‌های مالی مختلفی دارند. در نتیجه، بسیاری از موسسات، ادارات و سازمان‌های کوچک و بزرگ برای انجام امور اداری و دفتری خود و سازماندهی این امور، نیازمند استخدام کارمند اداری هستند. اما یکی از سوالات متداول کارجویان این است که تحصیلات و مهارت های لازم برای کار اداری چیست و در رزومه کاری خود باید به چه مهارت‌هایی اشاره کنیم؟
به همین دلیل، در مقاله پیش رو، علاوه بر معرفی شغل کارمند اداری و شرح وظایف کارمند اداری، به بررسی تحصیلات و مهارت موردنیاز برای این شغل خواهیم پرداخت. پس اگر شما نیز به این شغل علاقه‌مندید و یا تمایل دارید اطلاعات بیشتری در این باره به دست آورید، پیشنهاد می‌کنیم ادامه مقاله را از دست ندهید.
معرفی شغل کارمند اداری
شغل کارمند اداری به انجام وظایف مرتبط با امور اداری و دفتری اختصاص دارد. در واقع، یک کارمند اداری وظایفی همچون مکاتبه با بخش‌های مختلف سازمان، پاسخ‌دهی به پیام‌ها و تماس‌ها، تهیه پیش‌نویس از نامه‌ها و اسناد مختلف و ثبت و بایگانی سوابق و پرونده‌ها را برعهده داشته و بر اجرای روزانه فعالیت‌های سازمانی نظارت می‌کند. شغل کارمند اداری از جمله مشاغل پرتقاضا محسوب می‌شود و کارمندان اداری می‌توانند در سازمان‌ها و ادارات مختلفی از جمله دانشگاه‌ها و موسسات آموزش عالی، بیمارستان‌ها، ادارات و سازمان‌های معتبر دولتی و شهرداری‌ها (مشاهده آگهی های استخدام کارمند اداری در شهرداری) مشغول به کار شوند.
یک کارمند اداری باید تحصیلات و مهارت های لازم برای کار اداری از جمله دریافت مدارک استخدام منابع انسانی، تشکیل پرونده‌های مربوط به استخدام و معرفی افراد استخدامی به واحدهای مختلف، انجام مکاتبات و نامه‌نگاری‌های اداری و همکاری با بخش‌های امور اداری را داشته باشد.
شرح وظایف کارمند اداری
وظایف کارمندان اداری بسته به نوع سازمان یا اداره، اندازه و بزرگی سازمان، فعالیت‌های آن و سطح کارمند می‌تواند با یکدیگر متفاوت باشد. اما در حالت کلی می‌توان وظایف زیر را برای یک کارمند اداری در نظر گرفت:
- پاسخگویی به پیام‌ها و تلفن‌ها و وصل کردن آن‌ها به بخش مربوطه
- ثبت، بایگانی و نگهداری نامه‌ها، اسناد و مدارک مختلف
- سازماندهی‌کردن امور دفتری و امور بانکی سازمان
- هماهنگ‌کردن جلسات کاری و قرارهای ملاقات پرسنل سازمان
- تهیه و آماده‌کردن دستور کار جلسات و همکاری در برگزاری جلسه‌های مختلف
- تهیه گزارش و ارائه آن به واحدهای مختلف سازمان
- انجام نامه‌نگاری‌های درون‌سازمانی و مکاتبه با سازمان‌های بیرونی
- ثبت سفارش لوازم اداری و نگهداری از این تجهیزات
- بررسی شرایط و وضعیت منابع انسانی سازمان
- انجام امور مرتبط با حسابداری، مالیات و حقوق کارکنان
- ارزیابی و تکمیل‌کردن فاکتورها، صورت‌حساب‌ها و اسناد حسابداری
تحصیلات موردنیاز برای شغل کارمند اداری
معمولا شغل کارمند اداری، نیازمند تحصیلات دانشگاهی نیست و افراد با مدرک دیپلم نیز در صورت یادگیری مهارت های لازم برای کار اداری مانند تایپ و کار با کامپیوتر و نرم‌افزارهای مرتبط با این رشته می‌توانند به‌عنوان کارمند اداری به فعالیت بپردازند.
با این حال، امروزه، بسیاری از کارفرمایان در هنگام استخدام کارمند اداری، به داشتن حداقل مدرک کاردانی یا کارشناسی رشته‌های علوم‌انسانی همچون حقوق، مدیریت و مدیریت کسب‌وکار تاکید می‌کنند. در نتیجه، اشاره به تحصیلات دانشگاهی در رزومه کارمند اداری، شانس پذیرش رزومه و قبولی در مصاحبه کاری را بالاتر خواهد برد.
اما در مجموع می‌توان گفت که پیشرفت در این موقعیت شغلی وابستگی چندانی به تحصیلات و مدرک دانشگاهی ندارد و صرفا بر اساس تجربه کاری است.
مهارت های لازم برای کار اداری و شغل کارمندی
یکی از چالش‌های کارجویان متقاضی مشاغل اداری، نحوه نوشتن رزومه برای این‌گونه مشاغل است. بسیاری از افراد نمی‌دانند در رزومه فردی خود باید به چه مهارت‌هایی اشاره کنند و نمی‌دانند مهارت های انسانی و تخصصی موردنیاز شغل کارمندی چیست.
به همین دلیل، در این بخش به مهم‌ترین مهارت‌های نرم و سخت که باید در رزومه درخواست شغل کارمندی به‌عنوان نمونه رزومه درخواستی برای موقعیت شغلی کارمند بانک و کارمند شهرداری به آن‌ها اشاره کنید، خواهیم پرداخت.
مدیریت زمان
یکی از مهارت‌های نرم موردنیاز شغل کارمندی، مدیریت زمان است. کارمندان اداری وظایف مختلفی را برعهده دارند و امکان تغییر روزانه این وظایف و مسئولیت‌ها نیز وجود دارد. از طرف دیگر، میزان فرصت برای هر یک از این وظایف نیز با یکدیگر تفاوت دارد و انجام برخی از آن‌ها باید در اولویت قرار بگیرد.
باتوجه به توضیحات گفته شده، مهارت مدیریت زمان که شامل مواردی مانند برنامه‌ریزی، اولویت‌بندی، تعیین هدف و مدیریت منابع می‌شود، یکی از مهارت های لازم برای کار اداری است.
دانش کار با کامپیوتر
یک کارمند اداری باید توانایی کار با کامپیوتر را داشته و بسته به نوع سازمان و سطح فعالیتی خود باید به کار با نرم‌افزارهایی مانند نرم‌افزارهای محاسباتی و نرم‌افزارهای کاربردی همچون مجموعه نرم‌افزارهای آفیس (ورد، اکسل، پاورپوینت و…) تسلط داشته باشد.
دانش امور اداری و دفترداری
کارمندان اداری باید با اصول کار اداری و فرایند سیستم‌های اداری مانند کار با نرم‌افزارهای واژه‌پرداز، شیوه طبقه‌بندی‌کردن پرونده‌ها و پیوست سوابق شغلی کارکنان، طراحی فرم‌های اداری، تندنویسی در هنگام ثبت گزارش‌ها و صورت‌جلسات و شیوه مکاتبات و نامه‌نگاری‌های اداری آشنایی داشته باشند.
مهارت‌های ارتباطی، گفتاری و نوشتاری
یکی دیگر از مهارت های لازم برای کار اداری، مهارت ارتباطی، گفتاری و نوشتاری محسوب می‌شود. یک کارمند اداری باید مهارت نوشتاری مناسبی برای نگارش ایمیل، نامه‌های اداری و فاکتورها داشته باشد. همچنین، باتوجه به این که کارمندان باید به سوالات مراجعین پاسخ داده و اطلاعات عمومی را به بهترین شکل ارائه دهند، باید از مهارت ارتباطی خوبی برخوردار باشند.
انعطاف‌پذیری و تطبیق‌پذیری
از آنجایی که کارمندان اداری باید وظایف مختلفی را انجام دهند و باتوجه به نیاز کارفرما، امکان تغییر وظایفشان نیز وجود دارد، باید دارای مهارت انعطاف‌پذیری و تطبیق‌پذیری باشند تا بتوانند با این تغییرات، خود را به بهترین شکل تطبیق دهند.
از دیگر مهارت‌های موردنیاز برای شغل کارمند اداری می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- مهارت‌های مرتبط با امور مشتریان
- توانایی کار گروهی
- مهارت سازماندهی و منظم بودن
- مدیریت پروژه
- توانایی کار در مواقع بحرانی
جمع‌بندی و سخن پایانی
در این مقاله به معرفی شغل کارمند اداری و شرح وظایف این شغل پرداخته و تحصیلات موردنیاز برای استخدام کارمند اداری و مهارت های لازم برای کار اداری را بررسی کردیم. همان‌طور که گفته شد، شغل کارمند اداری یکی از مشاغل پرتقاضا محسوب شده و اغلب سازمان‌ها و ادارات دولتی و خصوصی به دنبال استخدام کارمند اداری هستند. به همین دلیل، شما می‌توانید با کمی پشتکار و جستجو در سایت‌های کاریابی معتبر، به موقعیت شغلی دلخواه خود در این حوزه دست پیدا کنید.
